Gestionar Documentos con Zoho Writer
Si eres de los que le gusta trabajar con documentos desde cualquier lugar y buscas eficiencia y flexibilidad para crear y gestionar contenido. En este artículo, te mostraré cómo usar Zoho Writer para mejorar tu productividad y optimizar tu flujo de trabajo.
¿Qué es Zoho Writer?
Zoho Writer es un procesador de texto basado en la nube que forma parte de la suite de productividad de Zoho. Si eres usuario de plataformas como Notion, seguramente apreciarás la flexibilidad de Zoho Writer, brindándote una experiencia de usuario muy similar pero sin las limitaciones que tiene el plan gratuito de Notion.
Cómo Usar Zoho Writer
- Online
- Puedes usar Zoho Writer de manera online a través de su aplicación web, y te da la posibilidad de administrar extensiones para mejorar la experiencia, como integraciones con otras herramientas de Zoho o funciones adicionales de productividad.
- Versión de escritorio
- La versión de escritorio te permite acceder sin conexión para trabajar donde sea que te encuentres, pero la diferencia a tener en cuenta es que la versión de escritorio no podrás administrar extensiones como en la versión online.
- Descargar Zoho Writer Desktop es multiplataforma.
Al abrir Zoho Writer, puedes comenzar un nuevo documento desde cero o elegir una de las plantillas prediseñadas que se ofrecen. Las plantillas son perfectas para ahorrar tiempo y estructurar documentos de manera profesional. A continuación tenemos la interfaz que vemos al inicio:
Organización Rápida con la Barra Diagonal (/)
Una de las funcionalidades más comoda de Zoho Writer es la barra diagonal. Al escribir "/", se abre un menú donde puedes insertar rápidamente diferentes elementos en tu documento. Esto incluye:
- Texto enriquecido (como citas, listas numeradas o con viñetas)
- Tablas (para organizar datos)
- Imágenes (desde tu equipo o desde una URL)
- Vincular documentos o páginas web
A continuación se muestra dicho menu:
Esta característica hace que la creación de contenido sea más rápida, sin necesidad de navegar por menús complejos.
Cómo Crear Plantillas
Una de las características que más podemos explotar de Zoho Writer es la capacidad de crear plantillas personalizadas, lo que te permite ahorrar tiempo en la creación de documentos repetitivos o estructurados.
Para crear una plantilla,
- Abrá un nuevo documento en blanco.
- Haga clic en Archivo.
- Seleccione Guardar como plantilla.
- Dale un nombre a la plantilla y haz clic en Guardar.
Para localizar una plantilla, haga clic en Archivo > Nuevo a partir de plantilla > Mis plantillas.
En este caso, vamos a diseñar una plantilla para una lista de compras sencilla, pero adaptable a cualquier tipo de compra que necesites hacer.
Título y Fecha Dinámica
Comienza con un título claro y fácil de modificar. Usaremos una fecha dinámica de hoy para que siempre que se abra el documento muestre la fecha actual:
Usar Campos Dinámicos
Agregaremos campos personalizados para facilitar la edición de la plantilla. Ejemplo:
- Arroz:
Insertar campo de texto aquí(para que se complete escribiendo el tipo de arroz).
Para hacerlo, solo debes abrir el menu lateral y cambiar a la pestaña “Campos” y seleccionamos en este caso campos rellenables y eliges el de texto en una sola línea:
Si la lista requiere más campos como la cantidad o precio estimado, puedes crear campos personalizados para cada caso. Por ejemplo:
- Nombre del producto: {Campo de texto - Nombre}
- Cantidad de productos: {Campo de número - Cantidad}
De esta manera, cada vez que abras la plantilla, solo tendrás que rellenar los campos en lugar de escribir toda la información manualmente.
Ahora en lugar de dejar los productos como simples marcadores de posición o campos de texto, vamos a usar menús desplegables para seleccionar los productos de cada categoría.
Por ejemplo, en la categoría de Frutas, podrías tener un menú desplegable con las opciones más comunes.
Para hacerlo, cambiamos nuevamente a la pestaña “Campos” y seleccionamos campos rellenables y eliges el de lista desplegable:
Uso de Task List
Ya en los ejemplos anteriores, vimos el uso de campos personalizados, pero ahora vamos a marcar los productos. En vez de usar campos campos personalizados, vamos a usar un task lists que se pueden marcar como completadas, en este caso se daría a entender como los productos ya comprados. Ejemplo:
Escribir Bloques de Código
Zoho Writer facilita la elaboración de documentos técnicos al permitirle insertar bloques de código de manera rápida y eficiente. Esta función es ideal para mostrar ejemplos de código de manera clara, manteniendo el formato y la legibilidad, lo que es esencial cuando compartes manuales.
Para insertar un bloque de código,
- Haz clic en la pestaña “Insertar” en la barra de herramientas.
- Selecciona “Bloque de código”.
- Pega o escribe el código dentro del bloque.
También puedes buscarlo desde el menú desplegable con la barra diagonal ("/"):
Administrar Extensiones
Para administrar las extensiones de Zoho Writer, es necesario estar en la aplicación web (versión online), desde la barra lateral derecha se encuentra el ícono de las extensiones.
Instalar Extensiones
Para instalar una nueva extensión, puedes buscar en el marketplace de zoho y escribir el nombre de la extensión. Haz clic en Instalar y listo:
Es posible que debas aceptar los términos y condiciones; solo confirma y la extensión se activará automáticamente.
Una vez instalada, puedes usar la extensión al presionar sobre su ícono en la barra lateral:
