Tutorial: Gestionar tu trabajo en Notion
Notion es una de las herramientas más versátiles para la productividad
Notion es una de las herramientas de productividad de más rápido crecimiento en los últimos tiempos. Los usuarios avanzados se han enamorado de esta herramienta.
Lo que más me gusta de Notion es que puedo usarlo para crear exactamente la interfaz que necesito para estar al día con las cosas importante de mi vida. El hecho de poder compartir estas interfaces con otros con un solo clic es lo que lo hace excepcional.
¿Qué es Notion?
Notion es una herramienta todo-en-uno que permite gestionar notas, proyectos, crear bases de datos y colaborar en equipo. Su versatilidad permite que se use tanto para organización personal como para trabajo en equipo. En lugar de cambiar entre diferentes aplicaciones, puedes usar Notion como una única plataforma para gestionar tus proyectos, estudios, etc.
¿Es Notion gratuito?
Notion es gratuito, pero también ofrece tres planes de pago: Personal Pro, Team y Enterprise. La versión gratuita incluye páginas y bloques ilimitados, integraciones con otras aplicaciones, espacios de trabajos, entre otras cosas. Antiguamente se podía tener hasta cinco invitados en un espacio de trabajo con bloques ilimitados y un límite de carga de archivos de 5 MB por archivo. Sin embargo, ahora han cambiado su modelo y, para mantener bloques ilimitados en el plan gratuito, ya no se pueden añadir invitados en los espacios de trabajo. Si deseas colaborar con otros usuarios, es necesario optar por un plan de pago.
Ventajas y Desventajas de Notion
Notion es una de las herramientas de productividad más completas del mercado. Sin embargo, como cualquier herramienta, tiene puntos fuertes y débiles. A continuación, analizamos sus ventajas y desventajas.
Ventajas
- 1. Plataforma todo en uno
- Notion combina funciones de notas, bases de datos, gestión de proyectos y colaboración en un solo espacio, evitando el uso de múltiples aplicaciones.
- 2. Alta personalización
- Notion permite organizar la información con páginas, bloques, tablas, listas, y bases de datos con distintas vistas (lista, calendario, galería, etc).
- 3. Integraciones
- Notion destaca por su capacidad de integrarse con una amplia variedad de herramientas, como Google Calendar, Slack, Github y más.
- 4. Colaboración en Tiempo Real
- Notion ofrece una sólida funcionalidad de colaboración en tiempo real, permitiendo que múltiples usuarios editen una misma página simultáneamente.
Desventajas
Aunque Notion es una herramienta muy versatíl, tiene algunas limitaciones en su versión gratuita.
- 1. Límite de Bloques en el Plan Gratuito
- Notion permite hasta 1.000 bloques por espacio de trabajo con más de 2 propietarios en su versión gratuita. Cada texto, imagen, tabla o cualquier elemento cuenta como un bloque.
- 2. Espacio de Almacenamiento Limitado
- En la versión gratuita solo puedes subir archivos de hasta 5 MB por archivo, lo que puede ser restrictivo para documentos pesados.
- 3. Funcionalidades Avanzadas
- Opciones como el historial de versiones, integraciones avanzadas y mayor almacenamiento están bloqueadas en la versión gratuita.
Empezando en Notion
Lo primero que se debe hacer es crear una cuenta, para esto ingresar a la página de registro Notion, una vez allí, selecciona la opción con la cual te quieres registrar:
Enseguida te llegará un código de registro al correo ingresado, el cual puedes copiar y pegar.
Una vez creamos una cuenta para usar Notion, la primera vez que iniciamos sesión en Notion nos va a ayudar a configurar un espacio de trabajo. Para ello debes seleccionar las opciones que más se adaptan a tus necesidades:
Personalizar Notion
Desde la barra lateral izquierda, en la parte superior, podemos encontrar el botón para ir a la configuraciones.
Desde las configuraciones, puedes ajustar las preferencias como idioma, temas, notificaciones, personalizar espacios de trabajos y permisos, etc.
Cambiar la Apariencia
En Preferencias vamos a la sección de Apariencia y podemos cambiar entre temas Oscuro/Claro:
En las siguientes secciones, vamos a ver sobre lo que es importante en Notion. Uno de los conceptos clave que debes entender para dominar y sacarle el máximo provecho a la plataforma, es la diferencia entre páginas y bloques
Páginas 📄 VS. Bloques 🧩
En Notion, entender la diferencia entre páginas y bloques es la clave para organizar tu información de manera eficiente. Aunque pueden parecer similares al principio, cumplen funciones distintas. Por eso, te explicaré estas diferencias.
¿Qué son las Páginas en Notion?
Las páginas en Notion son el contenedor principal de información. Puedes pensar en las páginas como documentos en blanco donde agregas contenido, pero también funcionan como carpetas porque pueden contener otras páginas dentro. Por ejemplo, si tienes una página llamada “Trabajo”, dentro de ella podrías tener otras páginas:
Página como contenedor de otras páginas
Cada una de esas páginas puede contener más información, incluso otras páginas, creando un sistema jerárquico dentro de la plataforma.
¿Qué son los Bloques en Notion?
En notion, todo es un bloque. Cada texto, imagen, lista o base de datos o cualquier cosa que agregas dentro de una página es un bloque individual. Si volvemos al ejemplo anterior, dentro de la página “Trabajo” ya tenemos varios bloques:
- El título principal (nombre de la página) ➝ Es un bloque de encabezado especial.
- Cada página dentro de otra ➝ Es un bloque de tipo “página”.
- Saltos de líneas ➝ Es un bloque de texto vácio.
Uso de Bloques y Tipos de Bloques
Como sabemos, todo en Notion funciona con “bloques”, un bloque puede ser texto, imágenes, listas, bases de datos y más. La mejor manera de familiarizarse con Notion es probar algunos bloques, simplemente escriba / y verá todas las opciones:
Bloques Comunes
Texto
Simple, con opciones de formato (/h1, /bold, /citas, etc):
Listas
Viñetas, numeradas o listas de tareas (/todo):
Imágenes y Videos
Adjunta archivos o incrusta enlaces (/imagen, /video):
Los videos e imágenes que deseas subir desde tu equipo, deben ser menor a 5 MB usando la versión gratuita.
Los bloques se pueden transformar
En Notion, todos los bloques se pueden convertir en bloques de otro tipo, para usar, ver o profundizar en esa misma información de una forma distinta:
Organizar Bloques
En Notion, podemos organizar la información de muchas maneras, usando páginas, listas, tablas y más. Pero una de las formas más efectivas para estructurar contenido de manera visual es usando columnas.
Cómo crear Columnas
Aunque Notion no tiene un botón directo para crear columnas, podemos hacerlo de forma muy sencilla con arrastrar y soltar:
También se pueden crear columnas usando el comando /column y selecciona la opción “Columnas (2, 3, 4, etc.)”:
Como podemos ver, las columnas permiten organizar bloques de contenido uno al lado de otro, y así distribuir información visualmente en varias secciones dentro de una página. Esto hace que la información sea más fácil de leer y comparar.
Sin embargo, esta no es la única forma de organizar el contenido. Si necesitas ordenar, filtrar y visualizar la información de distintas maneras, entonces una base de datos es la mejor opción.
A continuación, veremos qué son las bases de datos en Notion. 🚀
Bases de Datos en Notion
Las bases de datos en Notion son los tipos de bloques más poderosos y que más funcionalidades nos ofrecen ya que nos permiten estructurar información y visualizarla de diferentes maneras, así como categorizarla, filtrarla y organizarla de la manera que más nos convenga en cada contexto.
Cómo crear una base de datos
Las bases de datos en Notion pueden crearse de dos formas:
- Bases de Datos Full-Page (Página Completa): Se crean como una página independiente dentro de Notion y aparecen en la barra lateral.
- Bases de Datos Inline (Dentro de una Página): Se insertan dentro de una página existente y se combinan con otros bloques de contenido, incluso otras bases de datos.
Bases de datos Full-Page
Para crear una base de datos full-page en Notion, crea una página nueva y, en la parte inferior Get Started With, selecciona Table. También puedes abrir una página existente y usar el comando de barra diagonal /database.
Al crear una base de datos full-page (creando una nueva página), puedes empezar desde cero o elegir entre las plantillas sugeridas:
Tener una base de datos Full-Page, significa que no podemos añadir más contenido a esa página que se salga de aquel que introduzcamos en la propia base de datos.
Bases de datos Inline
Para crear bases de datos inline, abre una página existente o crea una nueva, escribe /database y selecciona una vista:
Propiedades de las Bases de Datos
Las propiedades en las bases de datos de Notion funcionan como columnas en la vista de tabla. Cada propiedad almacena un tipo específico de información dentro de un registro.
Estos son algunos ejemplos de propiedades:
- CheckBox (Casilla para marcar)
- Si se ha completado la información, puede contener el valor marcado/desmarcado:
- Archivos y multimedia
- Te permite subir archivos, imágenes y otros archivos relacionados con tus datos:
En resumen, una base de datos es una colección de páginas y puede crearse dentro de un bloque o ser una página completa.
Publicar Páginas
En Notion, puedes compartir tus páginas con otras personas haciéndola pública. Esto es útil para difundir información con otras personas o crear documentos accesibles en línea.
Instrucciones:
- Abre la página en Notion.
- Haz clic en “Compartir” (arriba a la derecha).
- Activa “Compartir en la web”.
- Ajusta los permisos según lo que necesites.
- Copia el enlace y compártelo.
Para dejar de compartir, desactiva “Compartir en la web” que la puedes desplegar al presionar nuevamente en el botón Compartir.
Cambiar el Nombre de Dominio
En la versión gratuita, tu dominio siempre tendrá notion.site, pero se puede cambiar el nombre para cuando publiques una página se vea como minombre.notion.site. Para ello debes entrar a configuraciones y en la opción Sitios actualiza el nombre de dominio:
